辦公室工作積極性如何提高
2012/3/13 10:07:48
辦公室作為一個綜合性的管理部門，它起著上傳下達、溝通左右、保證單位工作正常運作的作用。
辦公室既是領(lǐng)導對內(nèi)開展工作的指揮中心，又是對外接受各職能部門工作任務(wù)的“橋梁和紐帶”，發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的中心樞紐作用。對于領(lǐng)導交辦的事項，辦公室要認真落實，并就任務(wù)的實施情況進行檢查監(jiān)督，并及時向領(lǐng)導匯報完成情況，保證各項管理目標的實現(xiàn)；針對相關(guān)部門提出的意見和建議，辦公室要及時匯總，向領(lǐng)導反饋，并將領(lǐng)導的批示傳達給相關(guān)部門。
辦公室在執(zhí)行領(lǐng)導下達的任務(wù)過程中，接觸面廣，信息量大，要能夠準確把握企業(yè)發(fā)展過程中存在的問題、員工工作的重點和難點。
辦公室除了協(xié)助領(lǐng)導處理日常黨務(wù)、政務(wù)工作之外，還應當當好領(lǐng)導的參謀，為領(lǐng)導獻言獻計、出謀劃策，為領(lǐng)導制定合理有效的政策提供信息和建議，促進企業(yè)發(fā)展。
辦公室工作千頭萬緒，一言以蔽之就是服務(wù)。除了協(xié)調(diào)工作、服務(wù)領(lǐng)導之外，辦公室還要承擔會議安排、人事聘任、物資采購、重要文件收發(fā)、接待各種來訪、組織學院相關(guān)活動等事務(wù)，如此繁雜的事務(wù)就要求辦公室工作人員能夠各司其職、忙而不亂，把服務(wù)工作做到盡善盡美。
辦公室還負責學院對內(nèi)、對外宣傳工作；負責回答職工疑問；組織、協(xié)助院領(lǐng)導接待重要來訪，處理信訪等。
由于辦公室的工作比較零碎，很多人認為這僅僅是跑腿打雜的事務(wù)，沒有技術(shù)含量，誰都可以勝任。在工作態(tài)度方面，有些工作人員自身工作抱著“不求有功，但求無過”的心態(tài)，認為“多做多錯、少做少錯，不做無錯”，工作上只是被動地完成領(lǐng)導交給的事務(wù)，積極性不高。
隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，辦公室所承擔的日常管理工作大幅增加，加上辦公室作為有關(guān)部門任務(wù)下達的終端、各項信息收集的初端，工作量大、任務(wù)之繁重可見一斑。
目前，辦公室人員來源途徑多種多樣，學歷參差不齊的現(xiàn)象，單位沒能定期對辦公室管理人員進行相應的技能培訓。諸多原因?qū)е罗k公室管理人員的素質(zhì)不高，無法滿足企業(yè)快速發(fā)展對工作人員能力的要求。
辦公室人員要增強自己的服務(wù)意識，要清楚地認識到自己工作的價值是通過服務(wù)體現(xiàn)出來的，要變被動的服務(wù)為主動服務(wù)，主動承擔起自己的參謀助手職能，認真調(diào)查、收集、篩選、分析對企業(yè)發(fā)展有價值的信息，供領(lǐng)導研究，為領(lǐng)導獻計獻策。同時，也要主動地為全體職工服務(wù)，使服務(wù)工作既及時周到又不出差錯。
辦公室工作要適應改革的需要，一是必須加強制度化建設(shè)，使員工有章可循，有章可依。二是制定完備的工作程序，照章辦事。面對如此繁瑣的日常工作，如果沒有一個合理的工作程序，很容易導致事倍功半、效率低下，所以必須對辦公室的工作程序有一個明確的規(guī)范，才能做到有條不紊，忙而不亂。三是鼓勵先進，懲罰落后，調(diào)動職工工作積極性。能否調(diào)動員工的積極性，是提高整個企業(yè)辦事效率的前提，因此領(lǐng)導要善于激勵，賞罰分明，并將它上升到規(guī)章制度，在工作中通過某種外部的激勵，激發(fā)被管理者的工作積極性。
員工的素質(zhì)直接決定工作效率與質(zhì)量，作為辦公室工作的執(zhí)行者，他們必須具備以下方面的素質(zhì)：良好的政治修養(yǎng)，良好的溝通能力和協(xié)調(diào)能力，良好的文件管理能力，較強的文字功底，能夠熟練操作計算機，扎實的專業(yè)知識等，部分辦公室管理人員缺乏相應的技能，所以對這些人員進行專業(yè)技能培訓就顯得格外重要，通過培訓補上高等教育理論、行政管理或計算機專業(yè)知識，提高工作人員的整體素質(zhì)。另外，盡快推廣管理職員制度，根據(jù)管理干部的資歷和實際工作能力，合理確定管理人員的級別，對不同級別、不同崗位的工作人員，提出不同的崗位要求和工作內(nèi)容，進行規(guī)范管理。
辦公現(xiàn)代化是高等教育改革與發(fā)展的需要，它直接推進了辦公室工作的科學化，也提高了辦公室的工作效率，可為學校節(jié)省大量人為和物力。先進和辦公條件可以加快信息的傳遞速度，降低傳遞成本?？傊?，辦公室人員要自覺樹立現(xiàn)代管理意識，通過自身的學習，努力適應現(xiàn)代化的辦公手段，推進無紙化辦公，大限度地提高工作效率。
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